Chuẩn bị máy tính cho một văn phòng mới không chỉ là mua đủ số máy. Mạng internet, máy in, ổ cắm điện, phần mềm, sao lưu dữ liệu… nếu thiếu một khâu, ngày đầu làm việc sẽ rất lộn xộn. Dưới đây là danh sách kiểm tra theo thứ tự triển khai, phù hợp cho văn phòng khoảng 10–30 nhân sự.

Mục lục

Bước 1: Lên danh sách vị trí và nhu cầu

Liệt kê từng vị trí: hành chính, kế toán, kinh doanh, thiết kế, quản lý, lễ tân.
Ghi phần mềm mỗi vị trí dùng hằng ngày (kế toán, CRM, Photoshop…).
Xác định ai cần 2 màn hình, ai cần máy in riêng.

Từ danh sách này mới chọn cấu hình. Tham khảo bài cấu hình máy tính văn phòng theo từng vị trí.

Bước 2: Chuẩn bị mặt bằng điện và mạng

Ổ cắm: mỗi chỗ ngồi cần tối thiểu 3 ổ cắm (máy tính, màn hình, sạc điện thoại). Nên dùng ổ cắm có cầu chì, tránh nối dây chằng chịt.
Mạng có dây: nên kéo dây mạng LAN tới từng chỗ ngồi cho máy bàn, ổn định hơn wifi khi họp video và truyền file.
Wifi: dành cho laptop, điện thoại; văn phòng rộng cần thêm bộ phát phụ.
Bộ lưu điện (UPS): nên có cho máy chủ, modem và máy của kế toán để tránh mất dữ liệu khi cúp điện.

Bước 3: Chọn và lắp đặt máy tính

Chọn loại máy theo mặt bằng: thùng máy thường, PC Mini hay máy Tiny.
Đặt tên máy theo quy tắc thống nhất (ví dụ KT-01, KD-02) để dễ quản lý.
Cài Windows bản quyền, Office, phần mềm diệt virus, trình duyệt, Zalo, phần mềm điều khiển từ xa để hỗ trợ khi cần.

Bước 4: Máy in, máy scan, máy chấm công

Máy in dùng chung nên kết nối qua mạng LAN để cả phòng in được.
Cài sẵn driver máy in trên từng máy trước ngày làm việc đầu tiên.
Máy chấm công cần đặt gần cửa ra vào, có ổ điện và dây mạng. Xem thêm thiết bị văn phòng.

Bước 5: Dữ liệu và bảo mật

Tạo thư mục dùng chung theo phòng ban trên máy chủ hoặc lưu trữ đám mây.
Đặt lịch sao lưu tự động dữ liệu kế toán, hợp đồng.
Mỗi nhân viên một tài khoản Windows riêng, đặt mật khẩu.
Đổi mật khẩu mặc định của modem và wifi.

Bước 6: Kiểm tra trước ngày làm việc đầu tiên

Bật thử từng máy, kiểm tra mạng, in thử, họp thử video.
Dán nhãn tên máy và số hotline hỗ trợ kỹ thuật lên từng máy.
Lưu lại danh sách cấu hình, ngày mua, thời hạn bảo hành của từng máy.

Thi công trọn gói cùng Startup Computer

Startup Computer nhận cung cấp và thi công trọn gói hệ thống máy tính văn phòng: tư vấn cấu hình theo vị trí, lắp đặt máy, đi dây mạng, cài phần mềm và máy in. Vật tư thi công chỉ từ 149.000đ/máy. Bạn có thể xem hình ảnh các công trình đã thi công. Để nhận báo giá, hãy gửi số lượng máy, mặt bằng và ngân sách qua Zalo 0901 353 109.

Hướng Dẫn

Checklist setup hệ thống máy tính cho văn phòng mới 10–30 nhân sự